Перспективы развития электронного документооборота в электронном управлении

Одним из ключевых элементов электронного правительства по определению Европейского Союза являются системы, ориентированные на повышение эффективности работы ведомств: управление документами, управление знаниями, учетные системы. Технологической базой указанных элементов являются системы обеспечения электронного документооборота.

К сожалению, Украина в этом направлении заметно отстает не только от стран развитой демократии, но и от менее технически развитых стран.

На сегодня примерно половина центральных органов исполнительной власти (51%) Украины автоматизировали процедуру регистрации входящей / исходящей корреспонденции и внедрили упрощенные системы контроля исполнения поручений. Эти системы относятся к классу «электронных канцелярий», и не выполняют функций, которым должны соответствовать системы электронного документооборота (не обеспечивают автоматизацию всего жизненного цикла документа от создания до списания в архив).

Но, если рассмотреть функциональность систем автоматизации делопроизводства, внедренных в органах исполнительной власти, то очевидно, что они используются лишь на 10-15 процентов своих возможностей. Большинство указанных систем присутствуют на рынке ИТ решений более 10 лет, и являются надежными механизмами документации поддержке управления.

Главной причиной отсутствия полноценных внедрений СЭД является не несовершенство программных решений используемых, а связанные с естественным сопротивлением современным информационным технологиям и неготовностью отдельной части госслужащих переходить на новые стандарты управления.

Важным фактором низкой автоматизации делопроизводства в госорганах является низкий уровень конкуренции на рынке СЭД. Украинские разработчики не могут аккумулировать значительные ресурсы для постоянной модернизации своих СЭД в соответствии с мировыми тендециями развития ИТ, за неимением заказов на построение масштабных (от 1000 рабочих мест) и ценных СЭД. Российские разработчики, которые имеют такие ресурсы и соответствующий опыт, не спешат работать с украинскими государственными учреждениями, так как имеют достаточно заказов в коммерческом секторе. Одним из реальных опасностей рынка СЭД Украина является идея создания унифицированной СЭД для тиражирования во всех государственных учреждениях. Как правило, такие проекты инициируются с целью навязать часто густо сомнительные технические решения, почти нигде не обрабатывались. А все больше компаний покупают ноутбуки apple air в офис и нуждаются в качественной системе документооборота.

В то же время, опыт крупных разработчиков как украинских (Софтлайн, Инфо-плюс, КМ-техно, Интерсофт …) так и российских (Optima WF, ЕОS, Аплана, ИнтерТраст …) свидетельствует о том, что внедрение СЭД масштаба предприятия занимает от 6 месяцев до года. При этом даже у крупных предприятий нет возможности формировать более 2-3 проектных команд. Таким образом, в случае если все имеющиеся в Украине разработчики СЭД начнут работать над автоматизацией делопроизводства в госсекторе, им понадобится не менее 3 лет для решения этой задачи. Но, когда ответственность за внедрение СЭД во всех госорганах, возьмет на себя одна или даже 2,3 компании, этот срок быть увеличен в разы. Наиболее целесообразным в этом направлении является создание условий для развития национального сектора разработки ПО для автоматизации делопроизводства и целевого финансирования госорганов.

При этом государство должно усилить свою регуляторную роль, особенно в части определения технических требований к самим СЭД, их взаимодействия между собой, обеспечения юридической значимости электронных документов, порядка и надежности их хранения.

При таком подходе (доминирующему в мире), есть возможность значительно уменьшить финансовые затраты на рисковую разработку новых систем, сохранить большое количество электронных документов который накоплен в разных системах за время их работы (3-7 лет), сократить сроки перехода государственных ведомств на без бумажный документооборот.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *