Техники используемые для написания устава проекта современной компании

В работе проектного менеджера немаловажную роль играет документация по проекту.

Одним из первых документов, с которым сталкивается руководитель проекта, является устав проекта.

Устав проекта — официальный письменный документ, санкционирует начало проекта. Он уполномочивает менеджера проекта приступить к реализации проекта и определяет необходимые проектные ресурсы.

Устав проекта имеет двоякую цель. Во-первых, он официально подтверждает начало реализации проекта, и во-вторых, назначает менеджера проекта. Рассмотрим все цели проекта более подробно.

Устав извещает всех заинтересованных сторон о том, что проект получил поддержку и одобрение высшего руководства. Он является официальным сообщением функциональным подразделениям компании о необходимости и желательности их участия в проекте. Устав проекта направляет ресурсы организации, включая время, финансы, персонал, информацию, на реализацию работ по проекту. Устав обеспечивает единство понимания целей проекта. Устав формально утверждает руководителя проекта.

Устав — первая попытка развернутого изложения назначения, целей и стратегических данных проекта. Некоторые из этих вопросов были отражены в концептуальной документации проекта на уровне первого порядка. В уставе эта информация должна быть изложена более подробно.

Для создания устава проекта понадобятся такие дополнительные данные: содержание работ проекта, в который включены описание продукта проекта и стратегический план организации.

Содержание работ (Statement of Work) — включает характеристику продукта или услуги проекта, описание проектных работ и краткие спецификации необходимых товаров и услуг.

Фактически содержание работ создается на стадии разработки концептуальной документации, он характеризует проектные работы, общие задачи и экономическую целесообразность проекта. Кроме этого к содержанию входят описание содержания продукта проекта и ссылки на стратегический план организации.

Описание продукта — включает характеристики продукта, в том числе спецификации, изменения или другие ключевые параметры. Описание содержания продукта создается одновременно с концептуальной документации, но всегда к публикации устава проекта. Его не обязательно включать в перечень документов по проекту, но необходимо держать в папке проектного журнала.

В стратегическом плане должно быть представлено важную информацию об общем направлении развития компании. Менеджер проекта должен рассматривать эти данные с позиции своих непосредственных целей и задач.

Стратегический план — описание долгосрочных целей и планов организации. Устав проекта и концептуальная документация имеют много общего, но устав всегда создается более тщательно и подробно. Все проектные документы должны раздел «Общая информация», где указано название проекта, его номер, дату, имя автора, оставлено место для даты корректировки документа или номера копии. Другие разделы устава включают следующие информационные блоки:

  • Общий смысл проекта — в общем обзоре проекта указана цель и причину инициализации проекта. В этом разделе также описывается проектная продукция или услуга и приводится ссылка на описание содержания продукта. Можно приложить копию описания содержания продукта уставу.
  • Цели и задачи проекта — в этом разделе перечислены факторы, определяющие возможность успешного завершения проекта, а также его основные цели, и задачи (для группы проекта, для организации в целом, для местности, где будут проводиться проектные работы).
  • Требования — на этой стадии формулируются проектные требования первого порядка. Их можно рассматривать как более подробную характеристику промежуточных результатов проекта, так как они дают возможность получить конкретные данные по ожидаемым результатам.
  • Коммерческое обоснование — в уставе полезно еще раз сформулировать коммерческое обоснование проекта, сопроводив его финансовым обоснованием, например данными о прибыли на инвестиции. Конфиденциальная информация не имеет официальных подписей, заинтересованных сторон устав, заверяется всеми руководителями высшего управленческого звена, поэтому коммерческое обоснование можно скопировать с концептуальной документации.
  • Оценка затрат и ресурсов — если в вашем распоряжении есть предварительная оценка затрат, ее место в этом разделе. Здесь также приводится сумма расходов на технико-экономическое обоснование (если оно есть) и стоимость альтернатив.
  • Функции и обязанности — раздел содержит итоговую таблицу вроде приведенной, с добавлением разделов: ФИО, Должность и Контактные данные.
  • Подписи участников — это один из важнейших разделов устава. Здесь должны стоять подписи куратору, основных заинтересованных лиц, высшего руководства, заказчика проекта, а также всех уполномоченных лиц.
  • Приложения — это может быть любая документация, объясняет и дополняет проект.

Утверждение устава проекта фактически заканчивает фазу инициации проекта.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *