Тонкости работы с документами и архивами в наше время

Документоведение — очень важная часть работы каждой организации. Более того, подготовка неправильной отчетности и отсутствие внимания к правильному оформлению документации приводит к административной или уголовной ответственности.

Поэтому руководители предприятия должны как следует заботиться о подготовке, а также сохранности документов. Именно о последнем пункте мы поговорим в данной статье.

Прежде всего давайте определимся, что же такое архивная обработка документов. Это комплекс мер, направленных на упорядочивание и систематизацию документации, для краткосрочного, долгосрочного или постоянного хранения.

Что же подлежит архивации?

К этой категории относится вся годовая бухгалтерская отчетность, регистры бухгалтерского учета, дела личного состава, штатное расписание. Документы, связанные с основной деятельностью организации — приказы, Устав, протоколы заседаний. К прочему хранить нужно практически все, что связано с финансово-хозяйственной деятельностью фирмы.

Порядок архивации. Если вы решили самостоятельно проводить архивную обработку, то начать следует с экспертизы ценности документов. Нужно определить, какие из них подлежат уничтожению. А такое возможно после истечения срока хранения. После можно приступить непосредственно к систематизации и формированию дел.

Создаются дела, проводится их подшивка, нумерация, внутренние описание, подготовка обложки. После подготовленные дела мы описываем, определяем их важность и время хранения. Если в результате экспертной оценки обнаружилось, что какие-то документы подлежат уничтожению, следует подготовить акт о ликвидации. Кроме того, руководитель предприятия должен обеспечить хранение подготовленного архива. Доступ к нему могут иметь только сотрудники предприятия, которые за этот архив несут личную ответственность.

Сроки ранения. Тут все просто, основная документация хранится сроком не менее 10 лет. Для личных дел срок сохранности значительно больше. Это связанно с тем, что на основании этих отчетов начисляют пенсии, выявляют квалификацию и др. Поэтому срок хранения их продлен до 75 лет. Временному или же краткосрочному хранению подлежат дела, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Предприятие может самостоятельно проводить все эти мероприятия, особенно если на предприятии работают много сотрудников и есть возможность эту работу кому-то непосредственно поручить. Если же предприятие небольшое, лучше обратиться к специальным компаниям предоставляющим эти услуги.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *